Assist

Assist è lo strumento indispensabile per svolgere servizi di assistenza e manutenzione e al contempo gestire le informazioni per consuntivare le prestazioni svolte.

La formidabile base dati permette statistiche senza limiti: interventi per cliente, per tipologia, per impianto o singolo prodotto ecc.

Gli strumenti di Business Intelligence utilizzano il Data Warehouse di Assist per ottenere le più svariate analisi.

La procedura prevede :
1) inserimento delle richiesta di assistenza con le seguenti informazioni:
– data
– cliente e contatto
– descrizione del problema o del quesito
– persona incaricata della risoluzione
– tipo di assistenza e modalità di svolgimento
– osservazioni e soluzione
– stato della richiesta
– tempo impiegato
– prodotti coinvolti

2) Il tecnico incaricato della risoluzione viene avvisato con un messaggio di posta elettronica che gli è stato assegnato un nuovo compito e, esaminata la richiesta, può evaderla in 3 modi:
a) dare riscontro al cliente telefonicamente
b) dare riscontro a mezzo fax, e-mail, lettera
c) generare un ordine di lavorazione

I casi a e b prevedono che il tecnico apponga nella richiesta le note risolutive. L’invio a mezzo mail, fax o stampa è integrato nella procedura

Il caso c si rende necessario quando occorre eseguire un intervento sul posto. Per la gestione degli ordini di lavorazione è richiesto il modulo ASSIST-31.

La procedura comprende :
1) L’inserimento degli interventi in modo manuale o con creazione dalle ridas.
Ogni intervento prevede le seguenti informazioni :
– data inserimento
– data possibile inizio, data scadenza
– prodotto
– cliente e luogo di svolgimento dell’intervento
– priorità e tipo
– descrizione, osservazioni e note finali
– tecnici incaricati

2) Dopo l’inserimento dell’intervento è possibile eseguire la stampa in diverse modalità.

3) Svolto in servizio vengono introdotti :
– la data di esecuzione
– il tipo di fatturazione: garanzia o meno
– i materiali utilizzati
– i tempi di viaggio
– i tempi delle prestazioni, distinte tra ordinarie e straordinarie
– i costi accessori : autostrade, pranzi ecc.
– una apposita segnalazione permette di indicare se l’intervento è da ritenersi chiuso.

In base a quanto sopra la procedura fornisce il costo riepilogativo dell’intervento ed è possibile generare il documento di fatturazione.

4) Statistiche analitiche e sintetiche permettono di conoscere gli interventi svolti distinti per cliente, prodotto, tipologia, in un certo periodo.

Il modulo gestisce i servizi di manutenzione e assistenza per i quali è posto in essere un contratto.

Il contratto prevede :
– data di stipula
– data di decorrenza
– data di termine
– stato del contratto : attivo, disdetto, in attesa di definizione
– i prodotti oggetto del servizio
– l’importo di prima stipula e quello di rinnovo
– la modalità di fatturazione e rinnovo
– annotazioni diverse.

Apposite funzioni permettono :
– il rinnovo automatico dei contratti
– variazioni automatiche degli importi

Dal punto di vista statistico è possibile conoscere :
– i contratti in essere
– la percentuale dei contratti rinnovati

La gestione delle manutenzioni è articolata in tre sezioni :

1)archivio dei prodotti installati con elenco delle manutenzioni da svolgere.
Per ogni manutenzione sono previste le seguenti informazioni :
– tipo di manutenzione
– descrizione delle attività da svolgere
– periodicità: anni, mesi, giorni
– materiali da impiegare

2) sulla base di quanto sopra la procedura crea automaticamente lo scadenzario delle manutenzioni da eseguire e genera i rapporti di lavoro su cui i tecnici riportano la data della esecuzione ed altre annotazioni.

3) Le informazioni presenti nei rapporti di lavoro vengono inseriti nel sistema in modo che sia possibile :
– eseguire la riprogrammazione automatica della manutenzione successiva.
– ottenere il resoconto economico della manutenzione
– realizzate statistiche di vario genere.