Scriba

Scriba è il modulo preposto alla completa gestione documentale, disegni compresi.
Tutte le procedure della piattaforma ProdWare interagiscono con Scriba.

All’arrivo di un nuovo fax Scriba:
– Identifica il mittente
– Avvisa l’addetto allo smistamento
– Questi apre il fax, rileva il destinatario e l’oggetto
– Completa in Scriba gli estremi del documento e lo inoltra a mezzo posta elettronica agli utenti cui è destinato.
– Come per qualsiasi documento arrivato Scriba prevede la creazione automatica del documento di risposta.

Da Scriba si avvia automaticamente l’emissione di documenti Word, I vantaggi sono notevoli:

– le ragioni sociali dei destinatari vengono assunte direttamente dalla anagrafica soggetti
– per ogni categoria e utente sono definibili modelli Word differenti
– Il documento Word si presenta già compilato con i dati del destinatario, la data di emissione, l’oggetto, il referente, ecc.
– la protocollatura è automatica
– nuovi documenti possono inoltre essere generati duplicandone uno esistente o creando una nuova revisione

Per i documenti cartacei Scriba prevede la scansione contemporanea alla protocollatura

I documenti possiedono una serie di caratteristiche utili alla successiva ricerca e consultazione:

• revisione, categoria
• numero di pratica e progetto
• date di emissione e ricezione
• soggetto (cliente o partner)
• redattore, autore, referente
• titolo, oggetto, ubicazione
• sintesi del contenuto
• chiavi di ricerca

I documenti possono essere collocati in cartelle del server o di pc connessi in rete.

Scriba rileva automaticamente i files presenti nelle cartelle predefinite dei pc o server di rete e ne esegue la catalogazione. Rileva anche eventuali aggiunte o modifiche. Questa funzionalità è preziosa per catalogare velocemente documenti esistenti. E’ anche importante in quanto mantiene il consueto modo di utilizzo delle cartelle.

La categoria del documento indica la cartella preferenziale.

Le e-mail ricevute dai singoli utenti possono essere poste nell’archivio documenti Scriba con le analoghe proprietà degli altri documenti.

Tutti i documenti Scriba possono essere inviati a mezzo fax, come allegati di posta elettronica o stampati.
Scriba prevede la creazione di sessioni di trasmissione documenti a uno o più dei soggetti presenti nell’anagrafica.

L’invio di ordini, comunicazioni, circolari non è più un problema con Scriba.
Per i documenti trasmessi a mezzo fax una e-mail avverte l’utente sull’esito dell’invio.

Ricerca e consultazione documenti

Scriba prevede flessibili strumenti per la ricerca e le visualizzazioni dei documenti. Con immediatezza è possibile consultare i documenti emessi o ricevuti da clienti e fornitori distinguendo tra amministrativi, tecnici, ecc.
Security

Scriba prevede tre tipi di sicurezze:
per ogni categoria sono designati gli utenti cui hanno accesso
protezione a livello di file System
crittografia del documento